Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es Proactivos Agencia Integral de Seguros Limitada, identificada con NIT 900.410.054, con domicilio en Cra 52 #76-167, Local 112, Barranquilla, Atlántico, Colombia, y correo electrónico jdavid@proactivos.com.co.

Proactivos Agencia Integral de Seguros Limitada es una agencia de seguros. Proactivos actúa como intermediario de seguros. Las coberturas son otorgadas y asumidas por las compañías aseguradoras correspondientes.

2. Definiciones

Para efectos de esta política se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:

Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento

Cualquier operación sobre datos personales, incluida su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Responsable del tratamiento

Quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos. En esta política, Proactivos.

Encargado del tratamiento

Quien realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para que se traten sus datos.

Dato sensible

Aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud.

Aviso de privacidad

Comunicación por la cual se informa al titular sobre la existencia de esta política y cómo acceder a ella.

3. Principios

El tratamiento de datos personales por parte de Proactivos se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

4. Datos personales que recogemos

Según el punto del proceso, Proactivos puede recoger las siguientes categorías de datos:

• Datos de identificación y contacto: nombre, documento de identidad, correo electrónico, teléfono y dirección.
• Datos de la organización que representa el titular: razón social, NIT, actividad económica, número de empleados y ubicación de las operaciones.
• Información sobre el riesgo que se busca asegurar: bienes, operaciones, coberturas vigentes, siniestralidad y condiciones contratadas con otras compañías.
• Datos derivados de la relación: pólizas colocadas, vigencias, reclamaciones y comunicaciones sostenidas.

El formulario de contacto de este sitio solo recoge datos de identificación, contacto y una descripción libre de la necesidad. No pide datos sensibles.

5. Datos sensibles

La intermediación de seguros de vida, salud y accidentes personales puede requerir información sobre el estado de salud del titular o de sus beneficiarios. La ley clasifica esa información como dato sensible.

• El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.
• Cuando se soliciten, se informará expresamente cuáles de los datos requeridos tienen carácter sensible y con qué finalidad se recogen.
• No se condiciona ninguna actividad al suministro de datos sensibles, salvo cuando la propia aseguradora lo exija como requisito de asegurabilidad, caso en el cual se informará al titular.
• No se recogen datos de menores de edad salvo en calidad de beneficiarios de una póliza, con autorización de su representante legal y atendiendo a su interés superior.

6. Finalidades del tratamiento

Los datos personales se tratan para las siguientes finalidades:

• Atender las solicitudes de contacto, información y diagnóstico recibidas a través de este sitio o de cualquier otro canal.
• Analizar el riesgo del titular o de su organización y elaborar propuestas de cobertura.
• Gestionar ante las compañías aseguradoras la cotización, colocación, expedición, renovación y modificación de las pólizas.
• Acompañar la presentación y el seguimiento de reclamaciones y siniestros.
• Informar sobre vencimientos, renovaciones y trámites asociados a las pólizas vigentes.
• Cumplir las obligaciones legales, contractuales y regulatorias que corresponden a la agencia, y atender requerimientos de autoridades competentes.
• Enviar comunicaciones comerciales sobre servicios de la agencia, cuando el titular lo haya autorizado.

7. Autorización del titular

El tratamiento de los datos requiere la autorización previa, expresa e informada del titular. Esa autorización se obtiene por medios que permiten conservar prueba de ella: la casilla de aceptación de los formularios del sitio, la firma de documentos físicos o electrónicos, o el registro de la manifestación del titular por los canales de atención.

La autorización no se solicita cuando la ley permite el tratamiento sin ella, en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

8. Transmisión y transferencia de datos

La actividad de intermediación implica compartir datos con terceros. Proactivos puede entregar datos personales a:

• Las compañías aseguradoras ante las cuales se gestiona la cotización o la colocación de la póliza, que los tratan como responsables independientes conforme a sus propias políticas.
• Proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento, incluidos servicios de alojamiento del sitio y de envío de correo electrónico ubicados fuera de Colombia.
• Autoridades administrativas o judiciales que los requieran en ejercicio de sus funciones.

Proactivos no vende ni cede datos personales con fines distintos a los descritos en esta política.

9. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Acceder de forma gratuita a los datos que hayan sido objeto de tratamiento.

10. Consultas y reclamos

El titular, sus causahabientes o sus representantes pueden ejercer sus derechos escribiendo a jdavid@proactivos.com.co, indicando su nombre, documento de identidad, la descripción de la solicitud y una dirección de contacto para la respuesta.

• Consultas: se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles. Si no fuera posible atenderlas en ese plazo, se informará al interesado y se resolverán dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Reclamos: se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles. Si no fuera posible atenderlos en ese plazo, se informará al interesado y se resolverán dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo para que subsane. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.
• Una vez recibido el reclamo, el registro correspondiente se marcará como «reclamo en trámite» dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, y esa marca se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

11. Área responsable

La atención de peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales está a cargo de la dirección de la agencia, que puede ser contactada en jdavid@proactivos.com.co o en Cra 52 #76-167, Local 112, Barranquilla, Atlántico, en el horario de lunes a viernes, 8:00 a.m. a 5:00 p.m..

12. Seguridad de la información

Proactivos adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, alteración o uso fraudulento, e impone a sus encargados obligaciones de confidencialidad equivalentes a las propias.

13. Vigencia

Los datos personales se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y para atender las obligaciones legales, contables y regulatorias derivadas de la intermediación de seguros. Cumplido ese término, se suprimen o se anonimizan.

Cualquier modificación sustancial de esta política se comunicará a los titulares antes de su entrada en vigencia, por los canales de contacto disponibles.

14. Autoridad de control

La Superintendencia de Industria y Comercio es la autoridad competente en materia de protección de datos personales en Colombia. El titular puede acudir a ella cuando considere que sus derechos han sido vulnerados, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable.